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E-coffrefort ®

FONCTIONNALITÉS

11 MODES de DEPOT gratuits et illimités !

La première vocation d’e-coffrefort® est de simplifier à l’extrême tout dépôt au coffre, associant l’usage du scanner à celui du fax, de l’informatique et du courrier postal...

ScanDirect® est un assistant scanner, un logiciel exclusif développé par l’OFSAD. Il permet en un seul clic de piloter votre imprimante multi-fonctions (ou scanner) et de transférer directement le document numérisé dans votre coffre sans connaissance technique particulière. ScanDirect apporte la simplicité d’un photocopieur à l’usage d’internet ! (Plateforme Windows).

PrintDirect®, associé au logiciel libre PDFCreator, se présente comme une imprimante pour déposer au coffre une copie horodatée de tous vos documents importants (emails, pages web, rapports, comptabilité, photos...) par une simple impression de votre document avec convertion au format PDF. (Plateforme Windows).

PhotoDirect® vous permet de créer une multitude d’albums photos qui seront immédiatement disponibles dans votre coffre pour réaliser des diaporamas en ligne entre amis, les diffuser par email, les imprimer jusqu’au format A4 et bien sûr les conserver à vie toujours lisibles grâce au format PDF... Nombre d’albums illimités comprenant 25 à 200 photos par album selon le Pack souscrit et le format de l’album retenu (tailles 20x30/15x20/10x15).

TéléDirect® est le moyen le plus simple pour télécharger au coffre tous documents numériques issues de vos applications préférées (Word, Excel, comptabilité...) ainsi que toutes vos précieuses photos. (Réservé aux Packs Duo, Pro et Office).

CopyDirect® permet de déposer par Copier/Coller (et glisser/déposer) tous vos fichiers avec l’arborescences de vos dossiers directement de votre explorateur. (Réservé aux Pack Pro et Pack Office).

ProDirect® permet à tous correspondants autorisés de déposer directement des documents dans son coffre, sans qu’il n’y ait accès. Le titulaire du coffre en est informé par email et le tiers déposant en reçoit une preuve de dépôt horodatée. Exemples tiers déposants : Expert comptable, Avocat, Notaire, Collaborateurs, Famille... (Réservé aux Pack Pro et Pack Office). Plateforme Windows.

FaxDirect® est une solution immédiates pour déposer au coffre tous vos documents papier par télécopie en y joignant simplement la page de garde fournie dans votre e-coffrefort. La réception de vos documents est alors traitée automatiquement par la présence d’un code barre incorporé et un mail de confirmation vous est adressé.

PostDirect® est une solution très simple pour déposer au coffre tous vos documents papier par courrier en y joignant simplement la page de garde fournie dans votre e-coffrefort. La réception de vos documents est alors traitée automatiquement par la présence d’un code barre incorporé.

MemoDirect® est un assistant à la création de documents directement en ligne. A cet effet, e-coffrefort vous propose un éventail très pratique de formulaires pré-enregistrés correspondants à différents types de situation de la vie de tous les jours.

CDdirect® permet de déposer en une fois au coffre tout votre fond documentaire existant sans ressaisie ni travail fastidieux par le simple envoi d’un CD-Rom.

 
 API de Dépôt® permet d’interfacer directement votre système informatique aux coffres pour effectuer automatiquement des dépôts et enrichir ainsi vos propres applicatifs. (Réservé au Pack Office3, ainsi qu’au Affiliation et Partenariat).

ALARMES

La tranquilité au quotidien pour la préservation de vos intérêts !

Créer très simplement des Alarmes pour être prévenu par email automatiquement avant une échéance, et même prévoir un renouvel-lement automatqiue de chaque alarme selon une périodicité allant d’une semaine à 36 mois... Exemple d’emplois :

  • Fin de période de garantie (électro-ménagers, voitures, habitation... ) : définissez une alarme pour vérifier à temps le parfait fonctionnement de vos achats et les faire réparer ou échanger le cas échéant. Après il sera trop tard !
  • Fin de validité de documents à renouveler (passeport, carte d’identité, vaccinations ...)
  • Date limite de renégociation des contrats automatiquement renouvelables (assurance auto, assurance habitation...) : mettez en place une alarme pour faire jouer la concurrence avant la date limite imposée par vos fournisseurs !
  • Renouvellement d’ordonnance pour les affections de longues durées...
  • Date d’échéance d’abonnement (presse, contrats divers...) : pensez à renouveler vos contrats ou effectuer vos règlements.

    Fonction réservée aux utilisateurs du Pack Duo, Pro et Office.

Gestion d’alarmes multiples pour chaque documents.
Ex : alarmes sur date d’éhéance, date limite de rénégociation, ou date d’indexation des redevances et loyers pour les contrats... (Réservé aux utilisateurs du Pack Office. Disponible courant 2009)

RESTITUTION DES DOCUMENTS

La garantie de consultation et de restitution de vos documents à tout moment et en tout lieu est un fondement d’e-coffrefort et et la vocation première de l’OFSAD.

Visualiser un document en ligne est le premier mode de restitution d’un document. C’est un moyen simple, naturel et intuitif pour prendre connaissance d’un document déposé préalablement au coffre.
Son impression est alors possible directement sur l’imprimante de tout poste connecté à internet.

Envoyer par mail un document en pièce jointe est un moyen simple et efficace de donner copie de votre document immédiatement à tous correspondants de votre choix en cas de besoin. C’est aussi l’occasion de rajouter un commentaire à votre envoi.

Récupérer par téléchargement un document est la possibilité d’obtenir immédiatement sur votre poste de travail un exemplaire électronique de vos documents et fichiers informatiques.
(Réservé aux utilisateurs du Pack Duo, Pro et Office)

Duplicata du coffre permet la restitution complète du coffre avec l’ensemble de son arborescence (dossiers et documents), par la génération d’un fichier archive .ZIP protégé par un mot de passe unique et téléchargeable en ligne.

CERTIFICATION - VALEUR PROBANTE

Certifier les dates de dépôt, et garantir la restitution de documents intègres et conformes aux documents d’origine déposés au coffre.

L’OFSAD en qualité de Tiers de Confiance peut certifier l’intégrité des documents restitués ainsi que leur date de dépôt au coffre en référence à la norme Afnor NF Z42-013. Ainsi, en garantissant que vos documents n’ont été ni falsifiés ni corrompues depuis leur dépôt, vos documents pourront profiter d’une valeur probante (Art. 1348 aliéna 2 du Code Civil) face à un fournisseur, un juge, un assureur, un client, une caisse de retraite, l’administration fiscale... ou sa famille.
(Fonction réservée aux utilisateurs du Pack Pro et Pack Office)

GESTION DES DOCUMENTS

Toutes les principales fonctions que l’on attend pour classer et retrouver ses documents sont ici représentées !

Nouveau dossier : permet à tout moment de créer des dossiers et sous-dossiers depuis n’importe quel niveau, et ce de manière illimitée.
> Particulièrement utile pour affiner le classement de ses documents en dehors des dossiers proposés par défaut par l’OFSAD.

Renommer un document ou un dossier est une fonction très appréciable pour modifier le tir quand on change d’avis sur l’organisation de ses documents ou tout simplement pour modifier les choix proposés par défaut à la création du coffre.

Déplacer un document ou dossier est tout naturellement la fonction qui permet de ranger différemment ses documents dans le dossier ou sous-dossier désiré. Une liste des destinations possibles est alors proposée.

Rechercher un document est la garantie de retrouver instantanément le document égaré. La recherche peut s’effectuer sur le nom complet du document ou seulement sur une partie de celui-ci, ainsi que sur les notes attachées au document.

Supprimer un document ou un dossier est la possibilité de détruire immédiatement un document ou tout un dossier complet. Attention : cette action étant irrémédiable, le ou les documents sélectionnés ainsi supprimés sont définitivement détruits sans possibilités de récupération ultérieure.

GESTION MULTI-UTILISATEURS

Spécialement conçu pour le milieu professionnel, la gestion complète multi-utilisateurs est désormais intégrée dans les fonctions du coffre.

La gestion complète multi-utilisateurs du coffre est assuré par le titulaire du coffre en tant qu’administrateur, intervenant sur les aspects suivants :
 

  • Gestion des profils de chaque utilisateur, allant de la simple autorisation de consultation, jusqu’aux autorisations de dépôt, modification et même suppression des documents
  • Gestion individualisée des dossiers permettant la définition d’espace d’archivage partagés et/ou privatifs

De plus, l’OFSAD assure une traçabilité complète des manipulations effectuées par chaque utlisateur sur les documents, ainsi que leurs accès au coffre en référence à la norme NF Z42-013.

(Réservé aux utilisateurs du Pack Office, et Option Family du Pack Duo et Pro)

FONCTIONS AVANCEES

E-coffrefort compte encore de nombreuses fonctions évoluées qui feront de votre coffre un véritable centre d’archivage intelligent...

  • Mise à disposition de dossiers pré-définis tels que Assurance, Banque, Diplômes, Epargne, Factures, Impôts & taxes, Loisirs, Papiers d’identité, Patrimoine, Photos, Retraite, Santé, Vie courante, Vie professionnelle, Véhicules...
  • Fonction de classement automatique dans les dossiers de son choix de tous les documents et fichiers déposés avec les outils ScanDirect, TéléDirect et MémoDirect.
  • Gestion intelligente des différentes versions des documents portant le même nom en leur associant automatiquement un chiffre supplémentaire.
  • Edition de factures pour passer le service e-coffrefort en notes de frais professionnelles.
  • Mise à disposition d’un guide en ligne pour vous assister dans la sélection des documents importants à préserver d’urgence.
  • Suivi de l’occupation du coffre et du nombre de documents par dossier.
  • Modification de son abonnement à tout moment pour passer à un Pack supérieur, ainsi que pour augmenter gratuitement la taille de son coffre pour les Packs à usage personnel.
  • Sécurité : possibilité de consultation des références horodatées du dernier accès à votre coffre.
  • Envoi automatique d’un accusé de réception par email à chaque dépôt de documents par télécopie ou par courrier. Cette fonction peut être activée ou désactivé à tout moment.
  • Possibilité de donner procuration aux correspondants de votre choix (conjoint, enfants, notaire, famille, ayants droit...) pour consulter les documents déposés au coffre. Cette procuration est réversible à tout moment et ne permet ni de déposer, ni de supprimer un document.
  • Proposition d’un modèle de testament simplifié à faire enregistrer chez votre notaire, pour vous garantir que tous les documents déposés au coffre seront intégralement exploités par le notaire gérant votre succession (exemple : garantie que vos contrats d’assurance-vie seront bien dénoués au profits des bénéficiaires, éléments de calcul et de preuve d’une pension de retraite de réversion, donations et prêts antérieurs...)
  • etc...

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